São dicas básicas e que ajudam muito, mas que geralmente não nos lembramos delas.

1- Linhas de grade
2- Evitar a auto-formatação
3- Formatação condicional
4- Formatação de toda a coluna
5- Fixar fórmula
6- Listas Personalizadas
7- ajuda de fórmulas
8- Atingir meta
9- Arrastar fórmula ou valor
10- Variáveis estáticas

Abra uma planilha do excel.

topo 1- Linhas de grade:
Muitas vezes, quando vamos fazer um relatório para entregar ao chege queremos deixa uma apresentação mais agradável, uma dica para isso é ocultar as linhas de grade.

• clique na sequência Ferramentas>>Opções , na aba Exibir em baixo a esquerda você verá "Opções de janela" clique em linhas de grade e depois em OK.
• depois basta desenhar as bordas do seu relatório e entregar

topo 2- Evitar a auto-formatação:
O excel tem por padrão a função de reconhecer o tipo de dados que você insere na célula, mas algumas vezes queremos que o valor apareça da forma que escrevemos, por exemplo para tirar o link de um endereço da web.

• em uma célula digite um endereço como, por exemplo, www.spyderit.com.br
• agora em outra célula digite o mesmo endereço, mas antes dele, digite uma plica ou aspa simples ( ' ), ficará assim 'www.spyderit.com.br
• vale para endereços, números, fórmulas e tudo mais, o que acontece é que o excel entende com a plica que você quer a formatação mais básica, ou seja "texto".

topo 3- Formatação condicional:
Esta função interessante no excel que nos ajuda a identificar valores estranhos, destacar um resultado e muito mais, dependendo da criatividade.

• escreva em três células, uma em cima da outra, 1, 2 e 3

selecione a célula de valor 1

• clique na sequência Formatar>>Formatação condicional. Abrirá uma caixa de diálogo com 3 variáveis: no primeiro, escolha "O valor da célula é", no segundo escolha "igual a" e no terceiro coloque o número 1
• clique em Formatar
• na aba Padrões escolha a cor amarela e clique em Ok
• mais abaixo clique no botão Adicionar, irá abrir espaço para mais uma condicional
• como o de cima, escolha as opções: no primeiro, escolha "O valor da célula é", no segundo escolha "igual a", mas no terceiro coloque o número 3
• clique em Formatar e na aba padrões escolha a cor cinza e clique em Ok e Ok novamente
• Clique com o botão direito e, cima da célula e depois em Copiar
• selecione as três células, clique com o botão direito depois em Colar Especial
• Em Colar, escolha formatos e clique em Ok, se tudo estiver certo você terá uma linha amarela, uma em branco e uma cinza

topo 4- Formatação de toda a coluna:
Muitas vezes precisamos alterar a formatação dos dados de uma coluna toda e a opção Formatar célula não funciona, o que acontece é que esta opção serve apenas para mudar a cosmética da célula, mas existe uma opção que nos ajuda a alterar o conteúdo.

• vamos fazer uma coluna de CEPs, coloque um em cada célula de cima para baixo: 23487009, 2110000, '02298189 (este tem uma plica), 13266450
• você perceberá que somente a célula que contém a plica foi formatada como texto, as outras todas estão como número
• selecione as 4 células e clique na sequência Dados>>Texto para colunas
• Abrirá uma tela com 1 etapa de 3, escolha Delimitado e clique em Avançar
• a segunda etapa deixe marcado Tabulação e clique em Avançar
• a terceira etapa faz a mágica, temo em Formatação dos dados da coluna: Geral(usado geralmente para definir números ou a identificação padrão do excel), Texto (como diz passa tudo para texto), Data (formado data/hora)e Não importar coluna (usado para ignorar uma coluna quando você estiver usando a etapa 2 para dividir a coluna). Vamos escolher texto e clicar em Avançar
• como pode ver todos os valores foram convertidos para texto

topo 5- Fixar fórmula:
muitas vezes quando lidamos com fórmulas, precisamos copiar e colar em outras células mantendo a mesma referência numérica (célula A3 por exemplo), mas o resultado sai todo diferente, isso acontece por que o excel leva somente a referência de localização, ou seja se a sua fórmula aponta para duas células a direita da célula onde ela está, o excel irá fazer este mesmo apontamento em todas as células. Para resolver isso podemos usar o fixador $.

• Crie os seguintes valores: célula A1=11, célula C1=A1*2, o resultado será 22
• agora copie a célula C1 e cole na E1, o resultado será 44, porque o excel pegou somente a referência de localização
• clique duas vezes na célula C1, selecione toda a fórmula e aperte F4 uma vez, a fórmula ficará assim: $A$1*2, aperte enter
• Agora copei novamente a célula C1 e cole na E1, o resultado voltou para 22, porque o excel levou a referência numérica

• o primeiro $ fixa a coluna. se você apertar o F4 até ficar $A1, e copiar o valor para a célula C2, o resultado será 0, mas se colar em qualquer outra célula da linha 1 o resultado será 22
• o segundo $ fixa a linha. da mesma forma, se a fórmula for A$1 e você colar na célula D1, o resultado será 0, mas se colar em qualquer célula da coluna C o resultado será 22
• e claro o nosso exemplo $A$1 fixa a linha e coluna

topo 6- Listas Personalizadas:
Algumas vezes precisamos limitar o valor que pode ser preenchido em uma célula, para podemos usar as listas personalizadas.

• crie a seguinte tabela: A1=Capital, A2=Interior e A3=Metropolitana
• selecione a célula C1 e clique na sequência Dados>>Validação
• em Critério de validação>>Permitir, selecione Lista
• em Fonte escreva =$A$1:$A$3 e clique em Ok
• agora sempre que a célula C1 for selecionada, aparecerá um botão para abrir a lista de valores permitidos
• ao escrever, por exemplo, Centro na célula C1 o excel apresentará um erro dizendo que o valor não é permitido
• esta opção permite uma série de filtros como permitir apenas decimais ou datas, pode também configurar um alerta para quando a célula for selecionada e personalizar a mensagem de erro, é bem útil quando iremos formatar uma tabela para outra pessoa preencher da forma que queremos

topo 7- ajuda de fórmulas:
Uma opção bem útil para quando não nos lembramos de como usar "aqueeela" fórmula.

• Selecione a célula A1 e clique em fx na barra de fórmulas (é a barra que exibe o que estamos escrevendo nas células na parte de cima, abaixo do botão voltar, se ela não aparece para você clique em Ferramentas>>Opções>>Aba Exibir>>Barra de Fórmulas)

irá abrir uma caixa de diálogo para você selecionar a função que irá usar, selecione por exemplo SOMASE(SUMIF em inglês)

• irá abrir uma outra caixa de diálogo com os argumentos da função, essa tela mostra abaixo um resumo do que faz cada argumento quando selecionado e uma validação a direita. é muito útil quando lidamos com fórmulas complexas.

topo 8- Atingir meta:
Algumas vezes precisamos chegar a um valor exato em uma fórmula mas não sabemos quais são os argumentos, podemos cria uma outra fórmula para chegar ao valor do argumento, podemos ficar mudando o valor do argumento até chegar ao valor certo ou pedemos usar o Atingir meta (target).

• Cria a seguinte tabela: A1=325, B1=122 e C1=B1/A1. ou seja C1 é igual ao percentual de B em relação a A, você pode mudar a formatação da célula para ficar mais claro, clique com o botão direito na célula C1 e depois na sequência Formatar Células>>Aba número>>Categoria>>Porcentagem>>Ok.
• Agora precisamos que o resultado da fórmula seja 22%, para isso selecionamos C1 e clicamos em Ferramentas>>Atingir meta
• abrirá uma caixa de diálogo com três variáveis: Definir célula=nossa célula de referência; Para valor= esse é a nossa meta, ou seja, 22%; Alternando célula= o valor que o excel irá mudar para chegar a nossa meta, será $B$1; clique em Ok
• o excel mudou a célula B1 para 71,5 que é o valor exato de 22% sobre 325

topo 9- Arrastar fórmula ou valor:
é uma ajuda bem simples do excel.

• Crie a seguinte tabela: A1=1; A2=2.
• selecione as células A1 e A2
• no canto inferior direito da seleção, há um quadrado bem pequeno, que muda o ponteiro do mouse para um '+' quando o passamos por cima, quando o mouse estiver como '+' clique e segure com o botão esquerdo e arraste até A7 e solte
• o excel criou uma sequência de 1 a 7
• essa função serve também para fórmulas, ou seja o excel irá replicar a fórmula (que pode estar fixada com $ ou não)em todas as células
• podemos também clicar duas vezes no quadrado ao invés de arrastá-lo, o excel irá replicar o valor ou fórmula até a ultima célula válida da tabela

topo 10- Variáveis estáticas:
uma forma bem simples de referenciar células de outras planilhas é definir uma variável.

• na célula A1 escreva spyder
• a Caixa de nome fica a esquerda da barra de fórmulas, é a caixa que mostra em qual célula estamos, no nosso exemplo ela irá mostrar A1, clique nela e escreva "var" sem as aspas, com isso você definiu um nome para a célula A1
• agora na célula H3 digite =var e aperte enter, o resultado será spyder
• agora vá para uma outra planilha do mesmo arquivo, Plan2 por exemplo e na célula A1 digite =var e aperte enter, o resultado será o mesmo spyder
• se não tivéssemos nomeado a variável, teríamos que escrever o caminho completo como =Plan1!A1, o que pode complicar nossa vida quando lidamos com fórmulas complexas

É isso, são passos bem simples que podem nos ajudar bastante no dia a dia.

Abraço,
Flavio
www.spyderit.com.br